Como se sabe, en la actualidad la Administración Tributaria puede iniciarnos fiscalizaciones de los ejercicios no prescritos, ya sean parciales o definitivas, o a través de la base cierta o la nefasta base presunta. Por ejemplo, este ejercicio 2020 en el Impuesto a la renta, podría ser revisado hasta el 2025.
Pongámonos en el caso de la SUNAT fiscalizando el presente ejercicio en uno muy posterior y no se tomaron las previsiones de guardar meticulosamente las pruebas de los gastos que hoy por hoy no se circunscriben solamente a los comprobantes de pago (reducidos a simples “indicios”), sino a diversos documentos que deben generarse en la interna de la empresa, como son las políticas de gastos, las actas de Directorio o de Junta General de Accionistas aprobando y justificando el por qué y para qué de los desembolsos más relevantes, los correos internos, videos, actas de recepción de entrega de bienes, etc.
Cuando llega una fiscalización, la situación será dramática si no se tomaron dichas previsiones en el día de hoy, si no se sabe -por ejemplo- dónde están archivados los documentos que la defenderán, inclusive en los casos en que ya no se encuentra la persona que en su momento registró y archivó dichas pruebas. Por ello, las personas en las empresas podrán pasar pero el orden documentario y la memoria de los hechos y/o pruebas respectivas debe ser un aspecto transversal a todas las generaciones de gerencias y/o departamentos de contabilidad que puedan sucederse en el tiempo.
Pero no solo es el Departamento contable quien tiene la primera responsabilidad. Debe fomentarse una cultura tributaria interna en cada empresa, donde las áreas conversen y sepan cada una de sus responsabilidades en materia fiscal.
Verbigracia, no es dable que el área de Marketing desarrolle sus entregas de promociones y bonificaciones sin dar un necesario pre-aviso al área contable, generándose finalmente posibles contingencias en el retiro de bienes del IGV, si fuera el caso; ni que el área de Recursos Humanos determine una serie de actividades de eventos con los trabajadores sin una política destinada a ello, que determine los límites, condiciones y alcances del gasto, y sus respaldos como las actas de entrega de premios a los servidores o los alcances de las capacitaciones y bonos, entre otros aspectos del área mencionada.
A interrelacionar las áreas en materia fiscal, a fin de evitar contingencias innecesarias que se pudieron evitar bajo una ingeniería adecuada de la prueba fiscal.
